KVKK aydınlatma metni

Son güncelleme: […]

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla hazırlanmıştır. Koçum Cepte mobil ve masaüstü uygulamalarını ve kocumcepte.com sitesini kapsar.

1. Veri sorumlusunun kimliği

2. İşlenen kişisel veri kategorileri

• Kimlik: ad, soyad, kullanıcı adı, rol bilgisi (koç / öğrenci / veli), varsa sınıf düzeyi ve hedeflenen sınav.
• İletişim: e-posta adresi ve varsa telefon numarası (koç ve veli hesaplarında; öğrenci hesabı e-postasız çalışır).
• Eğitim ve müşteri işlem verisi: haftalık program kalemleri ve işaretlemeler, görevler ve gönderimler, soru ve deneme kayıtları, netler, çalışma süreleri, yanlış defteri, alışkanlık ve kitap takibi, hedefler, karneler, görüşme kayıtları.
• İşlem güvenliği: giriş kayıtları, IP adresi, oturum ve cihaz kayıtları, bildirim gönderim anahtarı (push token), uygulama sürümü, şifrenin geri döndürülemez özeti.
• Görsel ve işitsel kayıt: görev kanıtı olarak yüklenen fotoğraflar, mesajlaşmada paylaşılan görsel ve dosyalar, sesli mesajlar.
• Finans: yalnız koç hesaplarında ödeme işleminin kimliği ve sonucu. Kart bilgisi tarafımızca işlenmez; ödeme lisanslı bir ödeme kuruluşunda gerçekleşir.

Özel nitelikli veri konusundaki tutumumuz

Kanun’un 6. maddesinde sayılan özel nitelikli kişisel verileri (sağlık, biyometrik veri, din, etnik köken vb.) toplamayı amaçlamıyoruz ve bu bilgileri sormuyoruz. Bununla birlikte öğrencinin günlük ruh hali işaretlemesi, uyku kaydı ve serbest metin alanlarına kendi yazdıkları, niteliği itibarıyla sağlık verisiyle ilişkilendirilebilecek bilgiler içerebilir. Bu alanlar isteğe bağlıdır ve ruh hali günlüğü veliye varsayılan olarak kapalıdır. Bu alanların hukuki niteliği ve dayanağı — özel nitelikli veri sayılıp sayılmayacağı ve açık rıza gerekip gerekmediği dâhil — metnin yayına alınmasından önce hukuk danışmanıyla netleştirilecektir: […]

3. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Hesabın oluşturulması, girişin doğrulanması ve oturumun yönetilmesi.
• Koç–öğrenci ve koç–veli bağının kurulması, sürdürülmesi ve yetkilerin ayrıştırılması.
• Hizmetin çekirdeğinin sunulması: program yazma ve yayınlama, görev atama ve onaylama, kaynak paylaşımı, mesajlaşma.
• Çalışmanın ölçülmesi ve raporlanması: net hesabı, istatistikler, deneme trendleri, haftalık karneler ve PDF raporlar.
• Puan, sıralama ve yüzdelik dilim tahminlerinin hesaplanması; hedef takibi.
• Bildirim ve hatırlatmaların gönderilmesi (tercihlerinize göre).
• Talep ve şikâyetlerin karşılanması, destek verilmesi.
• İşlem güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve yetkisiz erişimin tespiti, arıza çözümü.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi; yetkili kurum ve mahkeme taleplerinin karşılanması.
• Ödemelerin doğrulanması ve ilgili kayıtların saklanması (koç hesapları).

Kişisel verilerinizi satmıyor, reklam ya da profilleme amacıyla üçüncü taraflara açmıyoruz.

4. Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebebi

Verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde sayılan şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• m.5/2-c — Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması: hesabın açılması, rol bağlarının kurulması ve hizmetin çekirdeğinin (program, görev, soru ve deneme takibi, mesajlaşma, karne) sunulması.
• m.5/2-ç — Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması: mevzuatın öngördüğü saklama yükümlülükleri ile yetkili kurum ve mahkeme taleplerinin karşılanması.
• m.5/2-e — Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması: uyuşmazlık hâlinde işlem kayıtlarının delil olarak saklanması.
• m.5/2-f — İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması: işlem güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın tespiti, hata ayıklama ve hizmetin iyileştirilmesi.
• m.5/1 — Açık rıza: yukarıdaki sebeplerden hiçbirine dayanmayan, zorunlu olmayan işlemeler. Örneğin mezun portföyünde gösterim (varsayılan olarak kapalıdır, yalnız rızayla açılır) ve isteğe bağlı bildirim tercihleri. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri alma, o ana kadar rızaya dayalı yapılmış işlemeleri hukuka aykırı hâle getirmez.

5. Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği

Platform içinde görünürlük

Verinizin platform içinde rollere göre görünmesi hizmetin kendisidir ve sunucuda zorlanan bir kısıtla sınırlanır:

• Öğrencinin çalışma verisi yalnız kendi koçuna görünür; başka bir koç hiçbir koşulda göremez.
• Veli, yalnız bağlı olduğu çocuğun verisini görür. Koçun özel notlarını, koç ile çocuğu arasındaki mesajların içeriğini ve ruh hali günlüğünü göremez; ham risk skoru veliye hiçbir zaman gösterilmez.
• Veli ile öğrenci arasında doğrudan mesajlaşma kanalı yoktur.

Yurt içi aktarım (Kanun m.8)

Verileriniz, hizmeti sunabilmek için çalıştığımız tedarikçilere, işlendikleri amaçla sınırlı olarak aktarılabilir: bulut altyapı sağlayıcısı, bildirim (push) sağlayıcısı, e-posta gönderim servisi ve lisanslı ödeme kuruluşu. Ayrıca kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuka uygun talebi hâlinde, talebin gerektirdiği kadarıyla aktarım yapılır.

Yurt dışına aktarım (Kanun m.9)

Hizmet aldığımız sağlayıcıların sunucularının yurt dışında bulunması hâlinde yurt dışına aktarım söz konusu olabilir. Böyle bir aktarım yalnız Kanun’un 9. maddesindeki şartlara uygun olarak — Kurul’un yeterlilik kararı bulunması, yeterlilik kararı yoksa maddede sayılan uygun güvencelerin (standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları vb.) sağlanması ya da maddede sayılan arızi hâllerin varlığı durumunda — gerçekleştirilir.

Aktarım yapılan tarafların listesi, aktarılan veri kategorileri ve barındırma ülkeleri: […]

6. Kişisel veri toplamanın yöntemi

Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ve elektronik ortamda şu kanallardan toplanır:

• Mobil (Android, iOS) ve masaüstü (Windows, macOS) uygulamalarına yaptığınız girişler ve uygulama içinde doldurduğunuz alanlar.
• Koçun sizin adınıza oluşturduğu kayıtlar — öğrenci hesabını koç açtığı için öğrencinin ad-soyad ve kullanıcı adı bilgisi ilk olarak koç tarafından girilir.
• Veli bağlantı kodunun üretilmesi ve kullanılması sırasında oluşan kayıtlar.
• kocumcepte.com üzerindeki ücretsiz araçların kullanımı sırasında oluşan teknik kayıtlar.
• Bize e-posta ya da diğer iletişim kanallarından yazdığınızda paylaştığınız bilgiler.

7. 18 yaş altı kullanıcılar ve veli onayı

Kullanıcılarımızın önemli bir kısmı 18 yaşın altındadır. Platform bu gerçeğe göre tasarlanmıştır:

• Gereğinden az veri. TC kimlik numarası istemiyoruz, ev adresi istemiyoruz; öğrenci hesabı e-posta adresi olmadan çalışır.
• Öğrenci kendi başına kayıt olamaz. Öğrenci hesabını yalnız koçu açabilir; platforma dışarıdan rastgele bir kullanıcı giremez.
• Veli onayı kaydedilir. Koç, veliyi bağlamak için 72 saat geçerli, tek kullanımlık bir bağlantı kodu üretir. Velinin bu kodu kullanarak kendi hesabını açması ve çocuğuna bağlanması, veli onayının kaydı olarak loglanır: hangi kodun ne zaman ve kim tarafından kullanıldığı sistemde tutulur. Süresi dolan kodlar kullanılamaz ve temizlenir. Bir öğrenciye en fazla iki veli bağlanabilir. Veli hesabı ücretsizdir.
• Vitrin kapalıdır. Mezun portföyünde gösterim varsayılan olarak kapalıdır; hiçbir öğrencinin sonucu izinsiz tanıtım malzemesi yapılmaz.
• Güven kanalı korunur. Öğrencinin ruh hali günlüğü ve koçuyla mesajlarının içeriği veliye varsayılan olarak kapalıdır.

Veli olarak çocuğunuzun kişisel verilerine ilişkin haklarınızı 9. maddedeki başvuru yolundan kullanabilirsiniz.

8. İlgili kişi olarak haklarınız (Kanun m.11)

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, veri sorumlusuna başvurarak kendinizle ilgili aşağıdaki haklara sahipsiniz:

1. Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
2. Kişisel veriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
3. Kişisel verinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
5. Kişisel verinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
6. Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
7. Düzeltme, silme ve yok etme talepleriniz uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
8. İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
9. Kişisel verinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru yolu

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak bize iletebilirsiniz. Başvurunuzu:

• Islak imzalı bir dilekçe ve kimliğinizi tevsik edici belgelerle, adresimize şahsen ya da noter aracılığıyla,
• Güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanarak KEP adresimize,
• Daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak başvuru e-postamıza

gönderebilirsiniz. Adres ve elektronik adresler 1. maddededir.

Tebliğ uyarınca başvurunuzda şunlar bulunmalıdır:

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza.
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası ya da varsa kimlik numarası.
• Tebligata esas yerleşim yeri ya da iş yeri adresi.
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası.
• Talep konusu.

Konuya ilişkin bilgi ve belgeleri de eklemeniz, talebinizin değerlendirilmesini hızlandırır.

Bir açıklama: 7. maddede hizmeti sunarken sizden T.C. kimlik numarası istemediğimizi yazdık; burada istenmesi bizim tercihimiz değil, Tebliğ’in başvuranın kimliğini doğrulamak için aradığı zorunlu içeriktir. Bu bilgi yalnız başvurunuzu değerlendirmek için kullanılır, hesabınıza işlenmez.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunuz kural olarak ücretsizdir; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarife uygulanabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verdiğimiz cevabı yetersiz bulmanız ya da süresinde cevap verilmemesi hâllerinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

10. Veri silme talebi

Kişisel verilerinizin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini talep edebilirsiniz. Bu talebi 9. maddedeki başvuru yolundan iletebileceğiniz gibi, uygulama içinden de açabilirsiniz; talep kuyruğa girer ve değerlendirilir.

Talep geldiğinde verileriniz Kanun’un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde değerlendirilir; işlemeyi gerektiren sebepler ortadan kalkmışsa veri silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir. Mevzuatın belirli bir süre saklamamızı zorunlu kıldığı kayıtlar (ödeme kayıtları ve güvenlik günlükleri gibi) bu süre boyunca saklanır ve süre dolduğunda silinir.

Arşivleme silme değildir: bir koçun öğrencisini arşivlemesi kapasitesinde yer açar ama geçmiş veriyi silmez — öğrenci geri alındığında kaldığı yerden devam eder. Verinin silinmesini istiyorsanız ayrıca silme talebi açmanız gerekir.

11. Bu metinde değişiklik

Bu aydınlatma metnini, mevzuattaki ya da ürünün işleyişindeki değişikliklere göre güncelleyebiliriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır ve son güncelleme tarihi metnin en üstünde yazar. Önemli değişiklikleri ayrıca uygulama içinden ya da hesabınıza tanımlı iletişim adresinden duyururuz.

Verilerinizi pratikte nasıl işlediğimizi daha gündelik bir dille anlatan gizlilik politikamıza ve hizmetin kurallarını anlatan kullanım koşullarına da bakabilirsiniz.